O cliente te chamou às nove da noite. Você respondeu no dia seguinte.

Alguém pesquisou o seu serviço às nove da noite, achou o seu número e mandou mensagem. Você viu na manhã seguinte e respondeu em dois minutos, educadamente.

Só que às nove e meia da noite essa pessoa mandou mensagem para mais dois. E um deles respondeu.

Não é falta de esforço. É que o seu WhatsApp está configurado como WhatsApp pessoal, e WhatsApp pessoal não trabalha quando você dorme.

Meia hora hoje, funcionando para sempre

O aplicativo WhatsApp Business é gratuito e você baixa na loja do seu celular como qualquer outro. Se já usa o WhatsApp comum no número da empresa, dá para migrar mantendo as conversas.

Uma recomendação antes: se der, separe o número da empresa do número pessoal. Não é obrigatório, mas resolve um problema que aparece mais tarde, quando você quiser tirar folga ou quando outra pessoa precisar atender.

Depois de instalado, quatro configurações mudam o jogo. Nenhuma leva mais de dez minutos.

1. Preencha o perfil da empresa

É o que a pessoa vê antes de decidir se confia. Endereço, horário de funcionamento, uma descrição curta do que você faz, categoria, e-mail e site, se tiver.

Escreva a descrição pensando em quem nunca ouviu falar de você. "Assistência técnica de eletrodomésticos com atendimento a domicílio na zona sul" comunica. "Qualidade e compromisso desde 2015" não comunica nada.

2. Monte o catálogo

O catálogo mostra seus produtos ou serviços com foto, nome, preço e descrição, dentro da própria conversa. A pessoa vê sem precisar sair do aplicativo e sem você mandar quinze fotos soltas.

Serve para serviço também. "Instalação de ar-condicionado split" com uma foto do trabalho pronto e o que está incluso funciona igual a um produto de prateleira.

Se o preço varia muito, deixe o campo em branco e explique na descrição o que define o valor. Continua sendo melhor do que não ter nada.

3. Escreva a mensagem de saudação

É a mensagem automática que dispara quando alguém fala com você pela primeira vez. Não use para dizer "olá, em breve responderemos". Use para adiantar trabalho.

Uma boa saudação diz o horário de atendimento, pede as informações que você sempre precisa pedir, e dá uma expectativa real de resposta. Algo como: atendemos de segunda a sexta, das 8h às 18h; se puder já enviar o bairro e uma foto do problema, agilizamos o orçamento.

Quem manda mensagem às nove da noite recebe isso na hora, entende que não foi ignorado, e muitas vezes já responde com o que você precisa. De manhã você abre o celular com metade da conversa pronta.

4. Configure a resposta de ausência

É a mensagem que responde fora do horário que você definir. Parece a mesma coisa da anterior, mas resolve outro momento: o cliente que já conversa com você e escreve num domingo.

Sem ela, o silêncio de um domingo parece descaso. Com ela, parece organização.

O que isso não resolve

Feito o de cima, o seu WhatsApp passa a trabalhar sozinho em boa parte do tempo. Vale entender onde ele para.

Ninguém encontra você pelo WhatsApp. O aplicativo não aparece em busca. A pessoa daquele exemplo do começo achou o seu número em algum lugar: uma indicação, uma placa, o Google. O WhatsApp foi o último passo, não o primeiro. Melhorar o WhatsApp aumenta quanto você aproveita de quem já chegou, e não quantos chegam.

Você continua explicando a mesma coisa todo dia. O catálogo ajuda com preço e escopo, mas não cabe ali como você trabalha, por que o seu processo é diferente, o que deu certo em um caso parecido. Isso continua sendo digitado por você, uma pessoa de cada vez.

Não há prova. Antes e depois, obras entregues, depoimentos, certificações. Você até manda por mensagem, mas manda de novo para cada um, e nunca é encontrado por quem ainda nem falou com você.

Conversa não é vitrine. Quem está decidindo entre três fornecedores olha os três antes de escrever para algum. Nessa hora, quem só tem WhatsApp não está na disputa, porque não há nada para olhar.

Onde está o ganho de verdade

Vale dizer sem rodeio: para muita gente, arrumar o WhatsApp rende mais no mês que vem do que qualquer outra coisa. Se hoje você perde mensagem, responde tarde ou repete a tabela de preços dez vezes por dia, comece por aí. É gratuito e é hoje.

O que a maioria descobre depois de arrumar é que o gargalo mudou de lugar. As conversas melhoraram, mas continuam sendo as mesmas poucas conversas. Aí a pergunta deixa de ser como atender melhor quem chega, e passa a ser como fazer mais gente chegar.

São problemas diferentes, e resolver na ordem errada custa dinheiro. Quem gasta com um site antes de conseguir responder uma mensagem no mesmo dia comprou visita para uma porta que ninguém atende.

Comece pelo primeiro

Instale o aplicativo, preencha o perfil, monte o catálogo mesmo que incompleto, escreva as duas mensagens automáticas. Meia hora, custo zero, e passa a valer amanhã de manhã.

Quando o seu problema deixar de ser atender bem e passar a ser aparecer, aí vale conversar sobre presença fora do WhatsApp.

Na BytesHouse a gente cuida de sites para poucas empresas por vez, quase sempre chegando por indicação de quem já trabalha com a gente. É trabalho de manutenção mensal, não de entrega única, e por isso não escala. Se for o seu momento, o contato está no rodapé.